SPRACOVÁVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV PRI REGISTRÁCII A ÚČASTI NA PODUJATIACH SAAM
Slovenská asociácia age managementu, o. z. (ďalej aj ako “SAAM”) spracúva osobné údaje účastníkov svojich konferencií, seminárov, workshopov, webinárov, vzdelávacích a iných podujatí v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v platnom znení a ďalšími príslušnými právnymi predpismi Slovenskej republiky. Zákon č. 18/2018 Z. z.
1. Prevádzkovateľ osobných údajov
Prevádzkovateľom osobných údajov je:
Slovenská asociácia age managementu, o. z., Kutlíkova 17, 851 02 Bratislava
IČO: 50595466
e-mail: info@agemanagement.sk
web: www.agemanagement.sk
V otázkach týkajúcich sa spracúvania osobných údajov je možné kontaktovať SAAM na uvedenej e-mailovej adrese.
2. Aké osobné údaje spracúvame
V závislosti od konkrétneho podujatia môžeme spracúvať najmä:
- meno a priezvisko,
- e-mailovú adresu,
- telefónne číslo, ak je potrebné na organizačné účely,
- názov organizácie a pracovnú pozíciu, ak ich účastník uvedie,
- fakturačné údaje,
- informácie o registrácii, úhrade a účasti na podujatí,
- informáciu o členstve v SAAM, ak je potrebná na uplatnenie členskej ceny,
- údaje súvisiace s komunikáciou medzi účastníkom a SAAM,
- fotografie alebo audiovizuálne záznamy vyhotovené počas podujatia v rozsahu uvedenom nižšie.
Spracúvame len osobné údaje, ktoré sú primerané a potrebné vzhľadom na účel ich spracúvania.
3. Účely a právne základy spracúvania
3.1 Registrácia a zabezpečenie účasti na podujatí
Osobné údaje spracúvame najmä na účely:
- prijatia a spracovania registrácie,
- rezervácie miesta pre budúceho účastníka podujatia,
- vystavenia a zaslania zálohovej faktúry alebo iného dokladu,
- evidencie úhrady,
- organizačnej komunikácie pred podujatím,
- zabezpečenia priebehu podujatia,
- evidencie účastníkov,
- riešenia zmien registrácie alebo náhradníkov,
- komunikácie bezprostredne súvisiacej s podujatím.
Právnym základom je najmä čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dotknutej osoby.
Na spracúvanie údajov nevyhnutných na registráciu a zabezpečenie účasti preto nie je potrebný osobitný súhlas účastníka.
3.2 Plnenie zákonných povinností
Údaje obsiahnuté najmä v účtovných, fakturačných a súvisiacich dokladoch spracúvame aj na účely splnenia zákonných povinností SAAM.
Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
3.3 Ochrana práv a oprávnených záujmov SAAM
V odôvodnených prípadoch môžeme osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu spracúvať aj na účely ochrany práv a právnych nárokov SAAM, napríklad pri riešení reklamácií, sporov alebo neuhradených záväzkov.
Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa, pokiaľ nad týmto záujmom neprevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby.
4. Poskytnutie osobných údajov
Poskytnutie osobných údajov potrebných na registráciu, fakturáciu a organizačné zabezpečenie podujatia je potrebné na vznik a plnenie vzťahu medzi účastníkom a SAAM.
Bez poskytnutia týchto údajov nemusí byť možné registráciu spracovať alebo zabezpečiť účasť na podujatí.
Poskytnutie údajov na marketingové účely je dobrovoľné a nie je podmienkou účasti na podujatí.
5. Sprostredkovatelia a ďalší príjemcovia údajov
Prevádzkovateľ môže pri spracúvaní osobných údajov využívať sprostredkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje v mene SAAM.
V nevyhnutnom rozsahu môžu byť osobné údaje sprístupnené osobám alebo subjektom, ktoré SAAM využíva pri organizácii podujatia, a to:
- osobám zabezpečujúcim administratívu podujatia,
- poskytovateľov webhostingu a IT služieb,
- poskytovateľov registračných alebo formulárových systémov,
- poskytovateľov e-mailových služieb,
- poskytovateľov účtovných služieb,
- prípadne ďalších dodávateľov, ktorí sa podieľajú na technickom alebo organizačnom zabezpečení podujatia.
Sprostredkovatelia sú oprávnení spracúvať osobné údaje iba v rozsahu potrebnom na poskytovanie príslušnej služby a v súlade s platnými právnymi predpismi.
Osobné údaje môžu byť v zákonom stanovených prípadoch poskytnuté aj orgánom verejnej moci.
6. Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje súvisiace s registráciou a organizáciou podujatia uchovávame počas obdobia potrebného na organizačné a administratívne ukončenie podujatia a následne po dobu potrebnú na ochranu prípadných právnych nárokov SAAM.
Osobné údaje obsiahnuté v účtovných, daňových a obdobných dokladoch uchovávame počas lehôt stanovených príslušnými právnymi predpismi.
Údaje spracúvané na základe súhlasu uchovávame najdlhšie do odvolania súhlasu alebo do zániku účelu, na ktorý bol súhlas udelený.
7. Fotografie a audiovizuálne záznamy
Počas podujatí SAAM môžu byť vyhotovované fotografie a audiovizuálne záznamy na účely:
- dokumentovania priebehu podujatia,
- informovania o aktivitách SAAM,
- prezentácie podujatia na webovej stránke SAAM,
- prezentácie na sociálnych sieťach a v ďalších komunikačných kanáloch SAAM,
- informovania o odborných, vzdelávacích a ďalších aktivitách asociácie.
Pri všeobecných záberoch zachytávajúcich priebeh podujatia môže byť právnym základom spracúvania oprávnený záujem SAAM podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR na dokumentovaní a prezentovaní svojej činnosti.
Pri takomto spracúvaní SAAM prihliada na práva, záujmy a primerané očakávania účastníkov.
Ak si účastník neželá byť zachytený alebo zverejnený na fotografiách či audiovizuálnych záznamoch, môže túto skutočnosť oznámiť vopred na info@agemanagement.sk alebo organizátorom priamo počas podujatia.
8. Informovanie o ďalších aktivitách SAAM
Kontaktné údaje získané pri registrácii na podujatie nepoužívame automaticky na zasielanie marketingových e-mailov o ďalších podujatiach a aktivitách SAAM.
Ak sa účastník rozhodne prihlásiť na odber noviniek, jeho súhlas je dobrovoľný a oddelený od registrácie na konkrétne podujatie.
9. Práva dotknutej osoby
Dotknutá osoba má za podmienok stanovených GDPR a príslušnými právnymi predpismi najmä právo:
- na prístup k svojim osobným údajom,
- na opravu nesprávnych alebo neúplných osobných údajov,
- na vymazanie osobných údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
- na obmedzenie spracúvania,
- namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
- na prenosnosť osobných údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
- kedykoľvek odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase; odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním,
- podať sťažnosť dozornému orgánu, ak sa domnieva, že spracúvaním jej osobných údajov boli porušené jej práva. Dozorným orgánom je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
Svoje práva môže dotknutá osoba uplatniť kontaktovaním SAAM na:
11. Automatizované rozhodovanie
SAAM pri registrácii a účasti na svojich podujatiach nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by voči dotknutej osobe vyvolávalo právne účinky alebo ju obdobne významne ovplyvňovalo.